政府辦公自動化系統(tǒng)分析
政府辦公自動化系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)和解決政府機(jī)關(guān)內(nèi)部辦公信息的處理與收集、流動與共享、實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的信息化系統(tǒng)，它利用高技術(shù)的手段提高政府內(nèi)部辦公效率。隨著技術(shù)進(jìn)一步的加快，尤其是互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)和發(fā)展，推進(jìn)了政府部門的自動化，信息化，電子化。政府辦公自動化系統(tǒng)的目標(biāo)是要以先進(jìn)成熟的計算機(jī)和通訊技術(shù)為主要手段，建成一個滿足政府機(jī)關(guān)辦公自動化業(yè)務(wù)需要的辦公信息系統(tǒng)，使政府機(jī)關(guān)內(nèi)部各處室的公文和信息的交流暢通無阻，可以收到良好的社會效益。提供政府機(jī)關(guān)內(nèi)部各處室之間計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)之間的信息交換和公文交流，建立高質(zhì)量、高效率、高速度的信息網(wǎng)絡(luò)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和機(jī)關(guān)辦公提供服務(wù)，實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)辦公現(xiàn)代化、信息資源化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化和決策科學(xué)化。
一、功能介紹
政府辦公自動化系統(tǒng)軟件解決了政府機(jī)關(guān)日常管理規(guī)范化、增加企業(yè)的可控制性、提高企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)的效率的基本問題，范圍涉及日常行政管理、各種事項的審批、辦公資源的管理、多人多部門的協(xié)同辦公、以及各種信息的溝通與傳遞。辦公自動化系統(tǒng)提供信息化手段解決企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)繁瑣的日常事務(wù)處理所造成的人員成本、辦公成本居高不下而辦事效率低下等問題，實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)部各個崗位上的工作人員的協(xié)同交流，整合單位內(nèi)、外各類信息系統(tǒng)和信息資源，實(shí)現(xiàn)通用日常辦公流程的高效管理，同時用戶通過系統(tǒng)提供的豐富的流程定制工具，可以迅速搭建起面向具體業(yè)務(wù)的辦公環(huán)境。
1.個人辦公
個人辦公主要是處理個人事務(wù)，包括電子郵件、活動安排、待辦文件、待辦事宜、公司資料、個人通訊錄等應(yīng)用。電子郵件是用于收發(fā)一些重要的電子郵件，很重要一點(diǎn)就是處理自己郵件庫中的待辦或提醒要辦的文件。待辦文件是集中處理來自各工作流應(yīng)用模塊中的批辦文件，如公文處理中的收、發(fā)文件等。待辦事宜是可以根據(jù)用戶設(shè)置的事件計劃表來提醒用戶將要準(zhǔn)備辦理哪些事情。 個人資料是錄入個人信息，具有編輯、存儲、管理功能。
2.公文處理
公文處理系統(tǒng)為政府機(jī)關(guān)提供了收文登記、辦理、查詢和歸檔，發(fā)文起草、辦理、登記和歸檔等功能，并且文件辦理人員可以及時、清楚地了解文件當(dāng)前運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)了流程跟蹤、監(jiān)控“智能化”的功能。收文處理：對網(wǎng)上各單位發(fā)送來的辦文按類別、單位、密級等進(jìn)行分類登記，如果是“辦文”，則需由文秘部門送交分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行文件批示處理，一些閱件則需呈領(lǐng)導(dǎo)閱。發(fā)文處理：可以起草公文和辦理公文。提供手工辦文與電子辦公的結(jié)合，還提供各種辦理意見代填和流程切換的功能。 督辦管理：對領(lǐng)導(dǎo)交辦或上級交辦的任務(wù)和有辦理期限的文件進(jìn)行登記、督辦，提供文件辦理進(jìn)程的跟蹤，提醒經(jīng)辦人注意時間的安排。信訪管理：為政府舉報投訴中心或辦公室提供對信訪件進(jìn)行登記辦理和處理。
3.業(yè)務(wù)處理
業(yè)務(wù)處理可以督辦查辦相關(guān)事務(wù)，會議管理，車輛管理 ，信訪管理的登記，值班管理的登記與分配，固定資產(chǎn)管理，刊物采編，人事管理工作，工作簡報和領(lǐng)導(dǎo)講話的重要內(nèi)容。由辦公室、行政處對本局來訪人員的接待進(jìn)行安排管理。主要以一個月一次的局務(wù)會議為主，進(jìn)行會議的組織、會議室安排、人員通知與確認(rèn)、議題準(zhǔn)備與討論、會議紀(jì)要等管理。配合會議管理，提供工作計劃的登記、審批和歸檔查詢。
4.檔案管理
文件管理查詢庫自動接受來公文管理系統(tǒng)中各類收文和發(fā)文文件文檔，并提供給大家提供一個公文查詢的場所和文件歸檔功能檔案業(yè)務(wù)管理，檔案管理系統(tǒng)保存了所有已歸檔的文件供查詢（如查詢案卷定義、文件組卷、拆卷、 移卷、封卷和案卷借閱）和備案，是保存和管理檔案的場所。“檔案管理”不僅可以與公文處理系統(tǒng)結(jié)合使用，處理已歸檔的收文、發(fā)文、簽報等文件，也可以獨(dú)立使用，用于登錄非公文處理系統(tǒng)處理的其他文件。其中包含的檔案借閱，提供對系統(tǒng)內(nèi)人員借閱檔案的管理。
5.信息資料處理
信息處理提供質(zhì)了公告欄里一些信息查詢數(shù)據(jù)庫的管理，用于登記一些部門內(nèi)的信息，用于在網(wǎng)上發(fā)布。用于發(fā)布各種會議公告、通知、消息等，發(fā)布后的信息所有網(wǎng)絡(luò)用戶都可以查閱。資料處理包括處室資料、通訊錄等一些資料數(shù)據(jù)庫，用于登記一些與本單位相關(guān)的國家重要法律條文及本系統(tǒng)有關(guān)規(guī)定。提供一些重要領(lǐng)導(dǎo)講話、互聯(lián)網(wǎng)資料及一些報紙、雜志、圖書資料。
二、特點(diǎn)
自動化系統(tǒng)將電子郵件信箱作為發(fā)文、收文、檔案、活動安排、會議管理等辦公應(yīng)用子系統(tǒng)的統(tǒng)一接口，每個用戶通過自己的電子郵件信箱就可以了解所需要處理的工作、而不必經(jīng)常性地來回檢查不同的應(yīng)用系統(tǒng)。
自動化系統(tǒng)能夠處理大量的復(fù)合文檔型的數(shù)據(jù)信息即"非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)提供海量數(shù)據(jù)存儲支持協(xié)同工作和移動辦公全面提升系統(tǒng)和文件的安全性、實(shí)用行、易用行和靈活性。
自動化系統(tǒng)提供完善而科學(xué)的安全機(jī)制，使其在高度安全的前提下具有最大的開放性按照政府組織機(jī)構(gòu)的基于崗位、角色、流程授權(quán)體系，平臺系統(tǒng)從整體到細(xì)節(jié)，徹底堅持網(wǎng)絡(luò)風(fēng)格，甚至能實(shí)現(xiàn)與外網(wǎng)的全面打通，從而，讓軟件應(yīng)用變得像上網(wǎng)一樣簡單。
自動化系統(tǒng)一方面必須有統(tǒng)一的信息平臺，另一方面，又必須給各個子部門相對獨(dú)立的信息空間。所以，OA辦公系統(tǒng)不僅要實(shí)現(xiàn)用戶角色和權(quán)限上的三維管控，還必須同時實(shí)現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中與小獨(dú)立的和諧統(tǒng)一，也就是必須實(shí)現(xiàn)用戶角色、權(quán)限和數(shù)據(jù)的四維管控，具備全面的門戶功能。而萬戶OA平臺的權(quán)限分配就能成功實(shí)現(xiàn)嚴(yán)密的分級設(shè)置模式，徹底實(shí)現(xiàn)真正的門戶應(yīng)用。
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