[濟南管理系統(tǒng)專題]電腦公司管理系統(tǒng)（五）OA辦公系統(tǒng)
OA辦公系統(tǒng)中OA是Office Automation的簡寫，就是辦公自動化系統(tǒng)。所謂OA辦公系統(tǒng)就是用網絡和OA系統(tǒng)構建的一個公司內部的辦公通信平臺，用于輔助辦公的管理系統(tǒng)。
對電腦公司而言，OA系統(tǒng)是
電腦公司管理系統(tǒng)中重要的專業(yè)化系統(tǒng)。它完成了公司內部的郵件通信、信息發(fā)布、文檔管理、工作流程自動化等等工作。給電腦公司的管理與運行帶來極大的效率。
一、系統(tǒng)功能
1、內部通訊平臺
電子郵件 ： 使用電子郵件可與組織內部人員進行通信，可進行郵件的創(chuàng)建、發(fā)送、接收、閱讀、回復等。
在線短信 ：可以即時感知用戶是否在線，可使用在線短信功能進行實時交流和留言。
2、信息發(fā)布平臺
電子公告： 可發(fā)布各種公共信息如公告、通知或啟事等。每個部門也可以建立自己的公告系統(tǒng)。
電子論壇 ：為用戶提供一個信息交流、思想溝通和問題討論的空間，根據需要可以發(fā)起并創(chuàng)建某方面的議題，其他人可在此進行自由的談論和發(fā)言，包括進行咨詢、解答和收集意見等。
電子刊物 ：實現(xiàn)網上收集、編輯和發(fā)布單位內部的刊物。刊物編輯將有關信息篩選、匯集成期刊，并在網上發(fā)布，所有用戶都可以參加投稿和閱覽已發(fā)布的各類刊物。
3、日常辦公
網上審批 ：網上辦理單位內部的各項審批，如：工作請示、工作報告、工作交辦、部門間的工作聯(lián)絡、出差申請、采購申請、報銷、請假等日常工作流程都可以通過網上進行辦理和審批。
公文處理 ：實現(xiàn)收文處理和發(fā)文處理的電子化，提高公文處理的效率。收文處理可對來文的登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、轉辦等環(huán)節(jié)進行辦理。發(fā)文處理可對公文制發(fā)中的擬稿、核稿、會稿、簽發(fā)、編號、登記、打印等環(huán)節(jié)進行處理。
工作監(jiān)控 ：領導可對各項工作的進展情況進行實時監(jiān)控，了解每個人員每項工作的辦理情況，并可進行催辦。
4、文件管理
文件管理 ：文件是信息和知識的載體，文件管理的目的是對文件的存放、閱讀和查找進行有效的組織與控制；并提供快捷的檢索工具。
文件庫設置 ：可根據單位的實際業(yè)務需要設置文件庫的數目，在文件庫中文件夾的數量和級次也可按需設置，實現(xiàn)了文件的層次化管理。
訪問權限 ：提供針對文件庫、文件夾和文件的多重訪問權限控制，確保文件訪問與操作的安全。
5、會議管理
提供對會議的全過程進行管理，由會議計劃和會議紀要兩部分組成，會議計劃包括:計劃擬定、計劃審批、通知和會議安 排查詢。會議紀要包括：紀要擬稿、核稿、審批和紀要文件管理與查詢。
6、機構管理
組織機構：對組織機構與人員進行設置，包括部門設置、崗位設置和人員設置，以及各部門、各崗位職能的描述等。
權限劃分：對所有人員根據部門職能、崗位職責和工作需要進行權限賦予，確定符合其職務要求的使用權限。
7、系統(tǒng)管理
對組織機構、表單格式、工作流程、數據字典、打印格式、統(tǒng)計定義等功能與模塊進行管理與維護。
二、 系統(tǒng)管理
公司機構、員工、崗位是辦公助手的基本信息組成部分，在各個機構下設置相應的崗位，每個崗位可以具有不同的操作權限，通過建立員工與相應的對崗位應關系，實現(xiàn)對員工操作權限的統(tǒng)一管理。
系統(tǒng)管理是為OA系統(tǒng)的正常運行提供管理功能。系統(tǒng)管理還包括審批流程設置，在日常辦公事務中員工要提出各種申請，經過相關的領導審批核準，之后要進行相關業(yè)務的登記處理，辦公助手充分利用計算機網絡的優(yōu)勢，用戶可自行預先設置各種申請業(yè)務的審批流程，對于員工的申請系統(tǒng)自動提示相應的審批人員進行處理；同時提供相關業(yè)務的登記功能，從而大大提高了公司內部的辦公效率。
1、機構配置管理
可以通過機構配置所提供的一系列功能結合公司的實際情況來完成如下設置：公司機構體系、人事結構的組成、崗位的建立、崗位的分配。整個機構配置管理功能模塊的特點主要是引進了TreeView的概念，通過方便的樹型結構導航圖，能更輕松、更直觀地來管理公司的部門體系、人事結構以及崗位的建立和分配。
2、部門機構設置
通過公司體系結構設置可以設置公司的各級部門，從而形成公司的部門結構體系； 上級部門：由系統(tǒng)自動帶出，如果你是在某一節(jié)點下新增部門的話，那么該域的內容會自動顯示為該節(jié)點的名稱，只有在機構節(jié)點或者部門節(jié)點上才可以新增部門；
部門名稱：由用戶自定義輸入，表示將要增加部門的顯示名稱，該項輸入是必須的； 部門主管：用戶點擊〔選擇〕按鈕，在人員選擇窗口中選擇系統(tǒng)中現(xiàn)有人員（在職人員）；如果選擇為空，則代表該部門暫時沒有設立主管，可以在修改部門信息的時候再設立或更改；
3、部門崗位設置
每個部門都應該具有相應的崗位。在這里的崗位主要是指，由用戶自己設定一崗位名稱，然后從系統(tǒng)所有的功能模塊中選擇一個或多個模塊賦予這個崗位。那么一旦擁有了這個崗位就可以對該崗位所包含的系統(tǒng)功能模塊進行使用。
此版塊的初始狀態(tài)顯示‘基本使用權限’和‘管理權限設置’，‘基本使用權限’包括每個員工都具有的操作權限，‘管理權限設置’是由管理人員針對具體崗位所擔任的相應角色，對其進行相應的權限設置。
4、審批流程設置
公司存在許多需要有關職能部門或領導審核、批準的事務。如員工的請假和加班，公司用章申請、會議室安排以及相關報告手續(xù)的辦理等等。這些事務通常需要事先提出申請，按照一定的審批流程，交由具有審批權限的部門和主管領導審批，才能最終落實。
5、視頻會議
視頻會議用于幫助公司達到遠程視頻會議、資料共享，協(xié)同工作和遠程培訓的目的，提供實時可交互的視頻、語音、文字等，為公司提供一個異地實時互動的平臺，通過這個平臺，公司內部員工之間或公司與客戶之間可進行實時的業(yè)務聯(lián)系和有效的信息溝通；同時，公司也可對自己的客戶進行遠程培訓，從而降低公司的運營成本，提高網絡投資價值。
6、移動辦公
提供手持設備客戶端系統(tǒng)，和辦公OA系統(tǒng)結合。當辦公OA系統(tǒng)有相關信息需要人員查看時，系統(tǒng)會自動發(fā)送相應的短信至人員的手機上面，人員在短信中可以獲取辦公的信息相關簡單信息，提醒用戶登錄辦公系統(tǒng)查看更加詳細的內部信息，當內部人員在外地而不能立刻打開電腦時，可以登錄手持設備客戶端系統(tǒng)進行相關的操作。實現(xiàn)隨時隨地移動辦公。
7、合同管理
將合同文檔進行統(tǒng)一管理，統(tǒng)一存儲合同的模板和制作規(guī)范，規(guī)范合同的制作過程，這有助于節(jié)約員工的工作時間和維護公司統(tǒng)一的公司形象；可以按事先約定的規(guī)則自動生成合同編號；可以作精確的查詢和生成統(tǒng)計報告；可以發(fā)起合同的串、并行審批流程；可以設定合同的付款提醒；可以作合同的執(zhí)行分析和付款分析；支持對合同的借閱情況進行管理；只有具備相應權限的人才可以查看或修改合同文檔，在確保公司商務數據完整性的同時，也可以避免因個別員工的工作失誤或離職造成公司商業(yè)信息丟失或泄漏。
8、 公文流轉
公文流轉以用于處理日常工作中的公司內外部的各種公文，利用計算機網絡的高速迅捷和計算機控制的嚴格準確性實現(xiàn)公文的處理。公文管理模塊相對傳統(tǒng)公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準確性，用戶操作簡便易行。公文流轉包括了公文的發(fā)文擬制、收文登記、公文辦理、公文催辦、公文跳轉、歸檔銷毀、公文查詢等。
公文流轉中，用戶可以預先定義公文的處理流程及相應的處理權限，在擬制、登記及公文流轉過程中具有相應權限的人員可以進行公文在線編輯，可以進行跳簽、插簽、退簽、撤銷等處理。
9、辦公事務審批登記
可以根據公司體系文件及管理制度的要求，通過系統(tǒng)提交對相關辦公事務的申請、審批及登記處理。
10、文檔資料管理
文檔管理是對公司的各類電子文檔進行相應的管理，使員工能夠及時方便地查詢到自己所需要的相關信息。
在文檔管理中，可對文檔進行分類，對各個文檔類別指定相應的發(fā)布權限和查詢權限。
11、個人桌面
個人桌面是為提高員工的日常工作效率提供的個性化服務功能。員工可以及時了解需要辦理的各項事務，進行自己的工作日程安排，管理個人名片夾，收發(fā)電子郵件，修改個人的登錄口令。
總之，OA辦公系統(tǒng)就使公司內部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，是專業(yè)的電腦公司管理系統(tǒng)，為電腦公司的管理和決策提供科學的依據。
選購指南：本公司主要為山東地區(qū)供應各品種型的開發(fā)，濟南桌面濟南系統(tǒng)開發(fā)，濟南網頁濟南系統(tǒng)開發(fā)，濟南APP濟南系統(tǒng)開發(fā)，濟南WinCE嵌入式濟南系統(tǒng)開發(fā)，具體包含如：濟南OA開發(fā)、濟南ERP開發(fā)、濟南財務濟南系統(tǒng)開發(fā)、濟南HR濟南系統(tǒng)開發(fā)，可以滿足各種大中小型各類企業(yè)的管理需要。
