山東師范大學(xué)坐落在歷史文化名城濟(jì)南。建校60多年來(lái),學(xué)校植根齊魯文化沃土,汲取泉城人文靈韻,秉承“尊賢尚功、奮發(fā)有為”的校園精神和“弘德明志、博學(xué)篤行”的校訓(xùn),自覺(jué)傳承創(chuàng)新齊魯文化,目前已發(fā)展成為一所學(xué)科專(zhuān)業(yè)齊全、學(xué)位體系完備、師資人才充沛、社會(huì)聲譽(yù)優(yōu)良的綜合性高等師范院校。
育人質(zhì)量過(guò)硬 建校以來(lái),培養(yǎng)30余萬(wàn)名合格人才,其中包括一大批愛(ài)崗敬業(yè)的優(yōu)秀人民教師和教育管理者,以及許多嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)的科學(xué)家、德藝雙馨的藝術(shù)家、遠(yuǎn)見(jiàn)卓識(shí)的政治家和搏擊商海的企業(yè)家。人才培養(yǎng)質(zhì)量受到上級(jí)主管部門(mén)、社會(huì)各界充分肯定和高度評(píng)價(jià),學(xué)校被評(píng)為省黨的建設(shè)和思想政治工作先進(jìn)高校、德育工作示范高校、基層黨建工作水平示范點(diǎn)等,校團(tuán)委被評(píng)為“全國(guó)五四紅旗團(tuán)委”。近年來(lái),學(xué)生在國(guó)際國(guó)內(nèi)重大比賽中屢獲佳績(jī),有8人次獲全國(guó)五一勞動(dòng)獎(jiǎng)?wù)碌葒?guó)家級(jí)先優(yōu)稱(chēng)號(hào)。學(xué)校女排連續(xù)7次獲中國(guó)大學(xué)生排球錦標(biāo)賽和超級(jí)聯(lián)賽冠軍。目前,學(xué)校正抓住機(jī)遇,振奮精神,干事創(chuàng)業(yè),開(kāi)拓創(chuàng)新,為建設(shè)國(guó)內(nèi)一流的綜合性師范大學(xué)而努力奮斗!
從行業(yè)發(fā)展來(lái)看,信息化是教育行業(yè)實(shí)現(xiàn)集約型發(fā)展的必由之路。信息化,不僅使信息成為教育業(yè)發(fā)展過(guò)程中一種相對(duì)獨(dú)立且日益重要的生產(chǎn)要素,更從根本上改變了教育業(yè)利用土地、資金與勞動(dòng)力等物質(zhì)資源的傳統(tǒng)方式。隨著信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新,信息網(wǎng)絡(luò)的廣泛普及,信息資源日益成為我國(guó)教育業(yè)發(fā)展中一種重要的生產(chǎn)要素和無(wú)形資產(chǎn)。信息化推動(dòng)著我國(guó)教育業(yè)分工深化和結(jié)構(gòu)調(diào)整,重塑著我國(guó)教育業(yè)的產(chǎn)業(yè)形態(tài),對(duì)教育經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)的貢獻(xiàn)度穩(wěn)步上升。教育信息化推進(jìn)了教育服務(wù)創(chuàng)新,現(xiàn)代化教育服務(wù)體系初步形成,并闊步前進(jìn)。
對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō),學(xué)生較多不易管理,山東師范大學(xué)亦是如此,班級(jí)劃分清晰,但是辦公室管理存在問(wèn)題,校長(zhǎng)分配的任務(wù)要口頭傳遞給辦公主任,特別不方便;教育局下達(dá)的規(guī)定等文件也不能及時(shí)接收、傳達(dá),學(xué)校文件管理較亂,搜尋時(shí)不宜搜到。
這些問(wèn)題主要體現(xiàn)在:
1.日常辦公審批流程比較復(fù)雜。工作流程的查詢與監(jiān)管也很困難。
2.資料查詢方式還很傳統(tǒng),沒(méi)有統(tǒng)一的資料管理系統(tǒng)。
3.員工無(wú)法實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公。
4.信息發(fā)布需要員工相互通知的老方式,很難實(shí)現(xiàn)全體公示。
5.資料無(wú)法實(shí)現(xiàn)分類(lèi)管理。
6.缺少考勤系統(tǒng)。
7.數(shù)據(jù)信息沒(méi)有報(bào)表分析。
根據(jù)山東師范大學(xué)出現(xiàn)的問(wèn)題,我們?yōu)槠涮峁┝艘徽椎腛A辦公平臺(tái),通過(guò)該辦公平臺(tái)解決辦公管理難題,幫助學(xué)校解決溝通、信息交流問(wèn)題,通過(guò)辦公平臺(tái)就能實(shí)現(xiàn)文件的傳遞、任務(wù)的下達(dá)、文件的管理,解決了口頭傳達(dá)的麻煩。
軟件結(jié)構(gòu)圖如下:
功能列表:
1.個(gè)人門(mén)戶:
個(gè)人門(mén)戶管理是辦公人員處理個(gè)人事務(wù)的系統(tǒng),是用戶開(kāi)始日常辦公的工作平臺(tái)。在這里,員工可以及時(shí)了解需要辦理的各項(xiàng)事務(wù),查看最新文件、進(jìn)行自己的工作日程安排?;竟δ馨ǎ何臋n管理、個(gè)人工作計(jì)劃、工作日志、名片夾、個(gè)人參數(shù)設(shè)定等。
2.通知公告:
通知公告的起草、審核、發(fā)布,提醒、瀏覽、回復(fù)、檢索。
3.流程管理:
流程管理的作用主要用于日常辦公審批流程的處理,它可通過(guò)申請(qǐng)、上報(bào)、審批、發(fā)放等流程動(dòng)作來(lái)設(shè)置工作流程并對(duì)其進(jìn)行查詢和監(jiān)管等。
4.資料中心:
資料分類(lèi)的創(chuàng)建,資料的添加、修改、刪除、共享、檢索,相關(guān)系統(tǒng)的資料入庫(kù)管理,支持word、pdf、excel、ppt、html等類(lèi)型文檔的全文檢索。
5.信息發(fā)布:
文件的起草、審核、發(fā)布,提醒、瀏覽、回復(fù)、檢索。支持欄目自定義、內(nèi)容和樣式自定義、流程與權(quán)限自定義、信息展示位置自定義,支持在線編輯和圖文混排,支持Word和Excel的直接粘貼拷貝。
6.文件交換:
部門(mén)與部門(mén),部門(mén)與個(gè)人,個(gè)人與個(gè)人之間的資料發(fā)送、接收、提醒、資料的分類(lèi)入庫(kù)。
7.辦公用品管理:
辦公用品入庫(kù)、出庫(kù),辦公用品申購(gòu)、申領(lǐng)、審批,辦公用品的修改、刪除、查看詳細(xì)。
8.行政事務(wù)管理:
車(chē)輛管理:車(chē)輛基本信息、用車(chē)申請(qǐng)、出車(chē)管理、維修管理;會(huì)議室管理:會(huì)議室申請(qǐng)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議查詢等;證照管理:證照基本信息管理、證照借用申請(qǐng)、證照歸還等;用章申請(qǐng);名片申請(qǐng);考勤管理:?jiǎn)T工的上班簽到、下班簽退、請(qǐng)假申請(qǐng)、外出申請(qǐng)、出差申請(qǐng)、加班申請(qǐng)、實(shí)時(shí)考勤管理、實(shí)時(shí)查詢統(tǒng)計(jì)、考勤時(shí)間設(shè)置等。
9.電子郵件:
新建郵件、收件箱、草稿箱、發(fā)送箱、已刪除郵件。
10.報(bào)表中心:
OA還擁有強(qiáng)大的報(bào)表中心,用于統(tǒng)計(jì)報(bào)表制作及報(bào)表數(shù)據(jù)填報(bào)的企業(yè)級(jí)報(bào)表分析功能。報(bào)表可以幫助企業(yè)訪問(wèn)、格式化數(shù)據(jù),并把數(shù)據(jù)信息以可靠和安全的方式呈現(xiàn)給使用者,主要包括:文件管理功能、格式管理功能、報(bào)表數(shù)據(jù)處理、圖表功能、打印輸出功能等。
11.系統(tǒng)設(shè)置:
包括用戶、組織、欄目、權(quán)限的管理、表單定義、工作流定義、論壇管理、配置管理等。
通過(guò)使用我們?yōu)槠涮峁┑囊苿?dòng)辦公軟件,山東師范大學(xué)實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公,學(xué)校使用后對(duì)文件管理更加清晰,分類(lèi)很清楚,再也不怕麻煩,找尋時(shí)特別容易,通過(guò)辦公平臺(tái),消息能及時(shí)傳遞,主任都能及時(shí)接收消息,然后對(duì)其進(jìn)行分析實(shí)行,而且還能及時(shí)進(jìn)行交流,對(duì)不懂的問(wèn)題及時(shí)提出,加強(qiáng)了學(xué)校辦公整體的管理。
根據(jù)山東師范大學(xué)出現(xiàn)的問(wèn)題,我們?yōu)槠涮峁┝艘徽椎腛A辦公平臺(tái),通過(guò)該辦公平臺(tái)解決辦公管理難題,幫助學(xué)校解決溝通、信息交流問(wèn)題,通過(guò)辦公平臺(tái)就能實(shí)現(xiàn)文件的傳遞、任務(wù)的下達(dá)、文件的管理,解決了口頭傳達(dá)的麻煩,對(duì)教育局的規(guī)定能及時(shí)處理,傳達(dá)給每個(gè)人,通過(guò)系統(tǒng)能把所有文件進(jìn)行劃分管理,把信息資料錄入到系統(tǒng)中,查詢時(shí)點(diǎn)擊搜索就能查到,方便快捷。